会社サイトを作り直す前に確認する、ドメインとメールの4項目

作り直しで止まるのは、サイトではなくメール

サイトが1日見られなくても、その日の受注はほとんど変わりません。取引先は困って電話をかけてきます。

メールは違います。

止まると困る順に、受注・見積・請求・採用応募

会社の info@ と個人の 名前@ は、サイトと同じドメイン名にぶら下がっています。example.co.jp でサイトを公開しているなら、メールも info@example.co.jp です。どちらも同じ設定で行き先が決まっているため、サイトの引っ越し作業でメールの行き先も動きます。

止まると、次の4つが同時に止まります。

1. 取引先からの注文メール
2. 見積の依頼と、こちらからの返信
3. 請求書の送付（電子で送っている場合）
4. 求人サイト経由の応募通知

3番目は月末に効きます。4番目は気づくのが最も遅れます。

復旧しても、その間のメールは戻ってこないことがある

設定を戻せばメールは再び届くようになります。ただし、止まっていた間に送られたメールが後から届くとは限りません。

行き先が古いサーバーのまま残っていれば、そこに溜まります。行き先が消えていれば、送信側にエラーが返ります。厄介なのは中間の状態で、受け取ったことになっているのに誰も読めない場合です。送信側にエラーが返らないので、相手からは「送ったのに返事がない会社」に見えます。

実際に見た例では、気づいたのは1週間後でした。取引先から電話で「先週の見積、どうなりましたか」と聞かれて発覚しています。

確認する4項目

ここから手順です。制作会社に聞く前に、自社で確認できます。

①ドメインは、どこで、誰の名義で契約されているか

最初に見るのは JPRS（日本レジストリサービス）の WHOIS です。whois.jprs.jp で自社のドメイン名を検索してください。

ここで結果が分かれます。

co.jp を使っているなら、ここで登録者が自社かどうかが分かります。自社名でなければ、その時点で確認すべきことが1つ増えます。

WHOIS で分からない場合は、次の2つをたどってください。

1. メールを「ドメイン」「更新」「自動更新」で検索する。 更新通知は年1回必ず届きます
2. クレジットカードか口座の明細で、年1回の少額の引き落としを探す。 ドメインの費用は年に数千円程度です

②サーバーは、どこで、何の契約か

サーバーは月額か年額で払っています。金額はドメインより一桁大きく、共有型のレンタルサーバーなら年間で数千円から数万円の幅に収まります。

注意が要るのは、制作会社に「月額◯円」でまとめて払っている場合です。この形だと、サーバーの契約者は制作会社で、自社には契約が存在しません。解約すればサイトは消えます。請求書の名目が「保守費」「管理費」としか書かれていないときは、中に何が含まれているかを聞いてください。

③メールは、サーバーに付いているか、別サービスか

4項目のうち、ここが最も早く、自分だけで確認できます。

普段使っているメールソフトを開き、アカウントの設定画面を出してください。「受信サーバー」「受信メールサーバー」という欄があります。そこに書かれている文字列で判定します。

後者2つなら、メール本体は動きません。ただしドメイン側の宛先設定を引き継がないと届かなくなります。 「メールは Google なので関係ない」と言い切らず、制作会社にその旨を伝えてください。

④管理画面に、今、自社がログインできるか

「聞けば教えてもらえる」と「自分で入れる」は別です。次の3つを、実際にログインして確かめてください。

1. ドメインの管理画面
2. サーバーの管理画面
3. サイトを更新する画面

入れたら、IDとパスワードをその場で控えます。当社は紙かパスワード管理ソフトへの保存をお願いしています。担当者の記憶とブラウザの自動入力だけに残っている状態は、担当者が変わった瞬間に消えます。

前任者のアドレスで契約されていたとき

最も多い詰まり方がこれです。契約の連絡先が退職した人のアドレスのままで、更新通知が誰にも読まれていません。

ここでJPドメイン名の仕組みを押さえておくと、慌てずに済みます。JPRSは、有効期限までに廃止されなければドメイン名を1年間自動更新します。 つまり、期限が来た瞬間に消えるわけではありません。実際に消えるのは、契約している事業者への支払いが止まり、その事業者が廃止の手続きを出したときです。

廃止されたあとの扱いは、ドメインの種類で大きく違います。

出典はJPRSのJPドメイン名のライフサイクルです。

co.jp を使っている会社には猶予があります。逆に .jp を使っていて気づくのが遅れると、情報が削除され、同じ文字列を第三者が登録できる状態になります。 ここまで来ると取り戻す手段はありません。

復旧できるかどうかの分かれ目は、名義です。自社名義であれば、事業者に法人として申し出て、登記簿と支払いの記録で確認を取り、連絡先を書き換えられます。制作会社の名義で、その会社が廃業している場合は、手の打ちようがありません。

今日できることが1つあります。契約の連絡先アドレスを、個人のアドレスから info@ や soumu@ のような部署のアドレスに変えてください。 管理画面にログインできるなら、5分で終わります。

メールを移すか、残すか

制作会社から「この機会にメールも新しいサーバーへ移しますか」と聞かれることがあります。

当社は、移さない方を初期値にしています。 作り直すのはサイトであって、メールではないからです。

移す理由があるのは次の2つだけです。

• 今のサーバー契約そのものを解約する場合
• メールの容量が足りない、迷惑メールが多すぎるなど、今の環境に具体的な不満がある場合

どちらにも当てはまらないなら、サイトだけ新しい場所に移し、メールは今のまま置いてください。両方を同時に動かすと、何かあったときに原因がサイト側かメール側か切り分けられなくなります。 切り分けられない障害は、復旧が遅れます。

メール環境を変えたいのであれば、サイトの公開が落ち着いてから、別の作業として時期をずらしてください。

発注先に必ず書面で確認する3つ

口頭で聞いて済ませず、メールか書面で残してください。

1. 切り替え当日、メールが止まる時間があるか。 あるなら何時から何時までか
2. 古いサーバーをいつまで残すか。 切り替え後1〜2週間は残し、両方を確認するのが実務上の安全策です
3. 公開後、ドメイン・サーバー・サイトの管理権限が誰の手元に残るか

3番目が一番大事です。ここを確認しないまま発注すると、10年後に同じことが起きます。当社は、公開の最後にデータと管理権限を会社側へ引き渡す手順を入れていて、これは進め方のページに書いてあります。引き渡しを渋る会社は、次の作り直しのときに今と同じ立場になります。

この確認で防げないこと

4項目を確認しても、防げないものがあります。

古いサーバーが契約者不明のまま動き続けているケースです。誰も解約できず、費用だけが引き落とされ続けます。この場合、新しいサイトを公開する作業自体は進められますが、古い契約は残ります。金額が小さいために放置されがちで、気づくのは何年も後です。

もう1つは、ドメインが制作会社の名義で、その会社が連絡に応じない場合です。ここから先は当社を含む制作側で解決できる範囲を超えます。弁護士か、ドメインを管理している事業者への直接の相談になります。

まとめ

普段使っているメールソフトのアカウント設定を開いて、受信サーバー名を控えてください。4項目のうち、これだけは今すぐ、誰の助けもなく確認できます。ここが分かると、作り直しでメールが止まるかどうかの見当がつきます。

当社では、相談の段階でこの4項目を一緒に確認しています。会社名とサイトのURLをお知らせください。