社内の書類をAIに読ませる前に、自社で確かめる5つの状態

スキャンしたPDFは、そのままでは読ませられない

複合機で紙をPDFにしたファイルは、画像です。 見た目は文字が並んでいますが、データとしては写真と同じで、文字が入っていません。

だからファイル名でしか探せません。内容で検索しても出てこない。AIに渡しても、そのままでは中身を読めません。

PDFを開いて、文字を選択できるかを見る

判定は10秒で終わります。

1. 対象のPDFを開く
2. 本文の一部をマウスでなぞる
3. 文字が青く反転して選択できれば、文字が入っている
4. 反転しない、または枠ごと選択される場合は、画像

もう1つ確かめ方があります。PDFを開いた状態で検索（⌘F または Ctrl+F）を押し、本文にある単語を入れる。見つからなければ画像です。

文字が取れていない場合に必要になる作業

画像のPDFから文字を取り出すには、文字認識（OCR）をかけます。最近の複合機には「検索可能なPDF」で保存する設定があり、そこを変えるだけで今後のスキャンは文字が入るようになります。設定を見直す方が、過去分を一括処理するより先です。

過去分については、全部やる必要はありません。後述のとおり、よく使うものだけで足ります。

社内の文書は5つの状態に分かれる

棚卸しの枠として、この5つで分類してください。

①紙だけ

契約書、検査記録、手書きの作業手順。キャビネットにあるものです。

これはスキャンから始まります。ただし全部をスキャンする計画は、たいてい途中で止まります。必要になったものだけスキャンする、で十分です。

②スキャンしたPDF（画像）

一番多いのがこれです。そして厄介なのは、ファイル名が IMG_0421.pdf のように連番になっていること。 内容も分からず、中身も検索できないので、実質的に存在していないのと同じ状態です。

③WordやExcel

そのまま渡せます。ただしExcelには弱点があります。セルを結合した表、シートが10枚以上あるブック、同じシートに複数の表が並んでいるものは、AIが構造を取り違えることがあります。

すぐに直す必要はありません。読ませてみて、答えがずれたら、その表だけを整える順序でかまいません。

④個人のパソコンの中

実務で最も多く見る状態がこれです。 一番使われている手順書が、担当者のパソコンのデスクトップにしかない。共有フォルダにある版は古い。

この状態の問題は、AIに読ませられないことではなく、担当者が休むと誰も答えられないことです。 AIの話の前に、移す価値があります。

⑤人の頭の中

文書になっていない情報が、実際には一番多い。「この取引先は納期を1日多めに伝える」「この材質は夏場に反りが出る」。

ここを先に書き起こしてください。 他の4つは形式を変える作業ですが、これだけは中身を作る作業です。誰かが辞めると消えます。書き起こし方は会議の議事録をAIに任せる前に、決めておく4つのことの進め方が使えます。本人に話してもらい、録音して、AIに整えさせる。

AIに読ませる前に、減らす

ここが、この記事で一番伝えたいところです。

「最新版」「最新版2」が並んでいると、古い版も引用される

共有フォルダを開くと、こうなっていないでしょうか。

``作業手順書.docx作業手順書_最新版.docx作業手順書_最新版2.docx作業手順書_20240301.docx作業手順書_修正版（田中）.docx``

この状態でAIに読ませると、古い版の内容を答えます。 しかも、もっともらしい文章で答えるので、読んだ人は気づきません。

これが最大の事故要因です。ツールの性能とは関係ありません。5つのうちどれが正しいかを、AIは判断できません。 判断できるのは人間だけです。

残す1つを決めて、他は別フォルダへ移す

やることは単純です。

1. 同じ内容のファイルを並べる
2. 中身を見て、今の運用に合っているものを1つ選ぶ
3. 選ばなかったものは消さずに、_旧 のような別フォルダへ移す
4. 残した1つのファイル名から「最新版」を外す

3番で消さないのは、後から「あの記述はどこだったか」となることがあるためです。ただし、AIに読ませる対象のフォルダからは必ず出してください。

日付と担当者を、ファイルの中に書く

ファイル名ではなく、文書の1行目に書いてください。 AIが読むのは中身なので、ファイル名の日付は答えに反映されません。

``作業手順書／最終更新 2026-09-18／管理 総務部``

この1行があるだけで、「いつ時点の情報か」を含めて答えられるようになります。

質問10個から始める手順

全社の文書を整える計画は立てないでください。当社は、よく聞かれる質問10個分だけ整えることを勧めています。理由は、全社を対象にした整理は途中で止まるからです。

1. 新人が入ってから3か月で聞いてきた質問を書き出す（思い出せる分だけ）
2. 電話で社外から聞かれる質問を足す
3. 10個になったら止める
4. 1つずつ、答えがどこにあるかを書く（フォルダ名・ファイル名・人の名前）
5. 5つの状態のどれかを判定する
6. ⑤（人の頭の中）だったものを先に書き起こす
7. ②（画像PDF）だったものに文字認識をかける
8. 同じ内容の複数版を、1つに絞る

6番が一番時間がかかります。1件30分は見てください。10個のうち3件が⑤なら、それだけで1時間半です。面倒ですが、ここを飛ばすとAIに読ませる材料がありません。

8まで終わった段階で、ツールが必要かどうかの判断ができます。

AIに答えさせてはいけない情報

棚卸しが進むと、全部読ませたくなります。次のものは対象から外してください。

• 取引先ごとに条件が違う価格・納期。答えが1つに定まらないので、AIが混ぜて答えます。混ざった答えが社外に出ると事故になります
• 人事・給与・健康診断に関する文書。入力してよい情報の範囲を超えます
• 図面や写真が答えになる質問。文字にできないので、そもそも読ませられません

1つ目が一番危ない。「A社向けの単価」と「B社向けの単価」が同じフォルダにあると、AIはどちらかを選んで答えます。どちらを選んだかは表示されません。

入れてよい情報と禁止する情報の分け方は、社員が使い始めた生成AI。先に決める3つと、後でいい6つに帳票名で書きました。

この棚卸しをしても、ツールが必要になる場合

ツールを否定する記事ではありません。次の条件に当たるなら、専用のツールを入れる価値があります。

• 対象の文書が数千件以上あり、手作業で絞れない
• 毎日新しい書類が増える（受注書、検査記録、日報）
• 社員10人以上が、それぞれ別の質問をする

このどれにも当たらないなら、月額を払う前にやることが残っています。そして、棚卸しをした後に契約した方が、ツールの効果も上がります。 整っていない文書を読ませても、答えは整いません。

まとめ

新人が入ってから3か月で聞いてきた質問を、思い出せる分だけ書き出してください。それが最初に整える10個です。10個書ければ、提案されたツールが必要かどうかの見当がつきます。

当社のAI業務診断では、業務の棚卸しから始めて、この判定と手順の作成までを行っています。時間がかかっている業務をお知らせください。