ChatGPTを会社で契約する前に、すでに払っているMicrosoft 365かGoogle Workspaceを確かめる

会社のアカウントには、もうAIが付いていることがある

Microsoft 365 なら Copilot Chat

会社で Microsoft 365 を契約していて、社員が会社のアカウントでサインインしているなら、Microsoft Copilot Chat が追加の料金なしで使えます。 名前はたびたび変わっていて、2026年に「Microsoft 365 Copilot Chat」から「Microsoft Copilot Chat」になりました。古い記事では前の名前で書かれています。

Word や Excel の中で文書を要約させたり、表の式を説明させたりする機能も、契約と設定によっては使えます。

月額のかかる「Microsoft Copilot」（旧 Microsoft 365 Copilot）は別の商品です。こちらは社内のメールやファイルをまとめて読ませる機能が付いた有料版で、最初から入れる必要はありません。

Google Workspace なら Gemini

会社のメールを Google Workspace で運用しているなら、Business や Enterprise のエディションに Gemini が含まれています。Gmail やドキュメントの中で使えるほか、会社のアカウントで gemini.google.com にログインすれば、チャットとしても使えます。

自社の契約を確かめる手順

Microsoft 365 の場合

1. 管理者のアカウントで Microsoft 365 管理センターに入る
2. 「課金情報」→「お使いの製品」を開く
3. 並んでいる製品名を書き写す（例：Microsoft 365 Business Basic、Business Standard）

管理者が誰か分からない場合は、社員のパソコンで Word を開き、「ファイル」→「アカウント」を見てください。「製品情報」に契約の名前が出ます。Business Basic はパソコンに入れる Word が付かないプランなので、Web版しか使っていない会社は管理センターの方で確かめます。

Google Workspace の場合

1. 管理者のアカウントで Google 管理コンソールに入る
2. 「お支払い」→「サブスクリプション」を開く
3. エディション名を書き写す（例：Business Starter、Business Standard）

どちらでもない場合

ここで止まる会社も少なくありません。

パソコンを買ったときに付いてきた Office は、Microsoft 365 の契約ではありません。 「Office Home & Business」のような名前の買い切り版で、会社のアカウントという仕組みがありません。メールがプロバイダや制作会社のサーバーのものなら、Google Workspace も使っていないことになります。

この場合は、追加料金なしで使える会社のAIはありません。ChatGPT か、Microsoft 365・Google Workspace のどれかを新しく契約することになります。メールの移し替えまで含めて考えるなら、後者の方が1回の作業で済みます。

同じAIでも、個人のアカウントで使うと条件が変わる

ここがこの記事で一番伝えたいところです。見落とされています。

同じ Copilot、同じ Gemini でも、会社のアカウントで使うか、個人のアカウントで使うかで、入力した内容の扱いが変わります。

Microsoft の説明では、会社のアカウントで使う Copilot Chat には「エンタープライズ データ保護」が適用され、プロンプト（入力した指示文）と応答は基盤のモデルの学習に使われません。これは、Exchange のメールや SharePoint のファイルと同じ契約条件で守られる、という説明です。Google も、Workspace の Business・Enterprise エディションでは、許可なく顧客のデータをモデルの学習に使わず、入力と回答を人が確認することもないとしています。そのうえで、個人の Google アカウントで使う Gemini には別の規約が適用されると明記しています。

問題は、社員が自分のスマートフォンに入れたアプリや、家のパソコンで作ったアカウントで使っている場合です。画面はほとんど同じに見えます。区別がつきません。

見分け方があります。Copilot Chat は、会社のデータ保護が効いているとき、画面上部の「新しいチャット」ボタンの横に緑色の盾を表示します。盾が無ければ、個人のアカウントで使っています。

社内で最初に決めることは、ツールの選定ではなく、「AIは会社のアカウントで使う」の1行です。会社のアカウントで使えば安全、とまでは言えません。ただ、少なくとも契約の条件がどちらに適用されるかははっきりします。

それでも ChatGPT を別に契約した方がいい場合

付いてくるAIで足りない場合もあります。それは認めます。

• 社員が日常的に長い資料を読ませ、回数の制限に何度も当たる
• 特定の作業で、試した結果 ChatGPT の方が明らかに使える出来だった
• 会社のメールが Microsoft でも Google でもなく、移すつもりもない

最初の2つは、付いてくるAIを1か月使ってみた後でなければ判断できません。 使ってもいないうちに比較表で決めると、結局2つの契約を払い続けることになります。試し方はAIが自社で使えるかは、自社の書類10件で採点すると分かるに書きました。

何を入れてよいかは、契約書で決める

契約を確かめても、何を入れてよいかは決まりません。

会社のアカウントで使っていても、取引先から預かった図面や、取引先との契約で外部に出さないと約束した情報を入れてよいかは別の問題です。これは契約書を読んで決めることで、AIの設定では解決しません（取引先から預かった情報をAIに入れる前に、契約書で確かめる6つの言葉）。

社内のルールとして、先に何を決めるかは社員が使い始めた生成AI。先に決める3つと、後でいい6つにまとめました。

まとめ

今日やることは1つです。社員のパソコンで Word を開き、「ファイル」→「アカウント」の製品名を書き写してください。

「Microsoft 365 Business」で始まる名前なら、会社のアカウントで Copilot Chat を開き、緑の盾が出るかを確かめる。ChatGPT の契約を考えるのは、それからで間に合います。

相談のときは、会社名、サイトのURL、AIで時間を減らしたい業務を1つ教えてください。