年末年始の休業を、会社サイトとフォームと電話で一度に知らせる。休業前日にやる5つ

お知らせは、トップの一番上と問い合わせページの2か所

「年末年始休業のお知らせ」の例文は、ボクシルや日本の人事部、マイナビニュースなどに載っています。文面はそれで足ります。困るのは、どこに載せるかです。

お知らせ欄に1行載せても、問い合わせをしてくる人はお知らせ欄を見ません。トップページからまっすぐ問い合わせのページに行きます。載せるのは、トップページの一番上と、問い合わせのページのフォームの上の2か所です。

文面は、日付と曜日、返事を始める日を必ず入れます。

年末年始休業のお知らせ

2026年12月29日（火）から2027年1月4日（月）まで、休業いたします。休業中にいただいたお問い合わせには、1月5日（火）から順にご返事いたします。お急ぎのところ申し訳ございませんが、ご了承ください。

「休業期間中のお問い合わせへのご回答は営業開始後となります」と書く会社が多いのですが、「営業開始後」だけでは、相手は何日待てばいいか分かりません。返事を始める日を、日付で書きます。

休業の前日に切り替える5つ

ここが、この記事の中心です。休業の前日の夕方に、次の5つをまとめて切り替えます。担当を1人決めて、この一覧を渡してください。

1. 問い合わせフォームの自動返信

フォームを送った人に自動で返るメールに、休業の案内を足します。フォームを作ったサービス（WordPressのフォームの部品、Googleフォーム、フォームの専用サービスなど）の設定画面で、自動返信の文を書き換えます。

足す文は、上のお知らせと同じでかまいません。「1月5日（火）から順にご返事いたします」の一文が入っていれば十分です。

自動返信が設定されていないフォームなら、休業の前に設定してください。 送った人は、届いたかどうかも分からないまま年を越すことになります。

2. メールの不在通知

会社の代表アドレス（info@ など）と、取引先とやり取りの多い担当者のアドレスに、不在通知を設定します。

• Gmail（Google Workspace）：設定の「全般」にある「不在通知」で、開始日と終了日を入れて保存
• Outlook（Microsoft 365）：設定の「自動応答」で、期間を指定して保存

期間を指定しておけば、休み明けに切り忘れることがありません。社外向けの文には、休業期間と返事を始める日だけを書きます。携帯の番号は書きません。

3. 電話

代表電話の留守番電話の案内を、休業用に吹き込み直します。「年末年始は12月29日から1月4日まで休業しております。1月5日以降に改めてお電話いただくか、ホームページのお問い合わせフォームからご連絡ください」。

留守番電話にフォームの案内を入れると、休み中の連絡が1か所に集まります。 休み明けに、電話の録音と、フォームと、メールを別々に聞き直す手間が減ります。

4. Googleマップの営業時間

会社の場所がGoogleマップに出ていて、Googleビジネスプロフィールで管理しているなら、休業の日を「特別営業時間」で休みにします。通常の営業時間は変えずに、その日だけ休みと入れる機能です。

工場や事業所のGoogleマップを開くのは、取引先だけではありません。納品に来るドライバーや、面接に来る人もいます。休み中に納品のトラックが来て閉まっていた、ということを防げます。工場の地図を誰が見ているかは工場のGoogleマップは、納品ドライバーや応募者にも伝わる案内にするに書きました。

5. お知らせを消す日を決める

最後に、トップのお知らせとフォームの自動返信の文を、いつ元に戻すかを決めます。休み明けの初日の朝、と決めて、カレンダーに入れておきます。

2月になっても「年末年始休業のお知らせ」が一番上に残っている会社サイトは、意外に多い。更新が止まった会社に見えます。

休み明けの朝、溜まった問い合わせを返す順番

休み明けの朝は、フォーム、メール、留守番電話の録音に、問い合わせが溜まっています。上から順に返すのではなく、次の順に仕分けます。

1. 既存の取引先からの、納期や不具合の連絡。 止まると相手の仕事が止まる
2. 見積や新しい仕事の依頼。 相手は他社にも同時に聞いていることがある。休み明けの初日のうちに、「受け取りました。◯日までにお返事します」とだけ先に返す
3. 営業や売り込み。 最後でよい。返さなくてもよい

2の「受け取りました」の一言は、見積の中身より先に返す価値があります。問い合わせへの返事に何時間かかっているかの測り方は問い合わせに何時間で返せているか、ツールなしで測る手順にまとめています。休み明けは、ここで測った数字が一番悪くなる時期です。

当社では、問い合わせを平日の決まった時刻（9時・13時・17時）に確かめて、返事を書く形にしています。休業中は、その時刻そのものがありません。だからこそ、自動返信で「いつ返すか」を相手に先に伝えておきます。

休み中に受けない方がいいもの

休み中も見積を受け付ける、緊急の連絡先として携帯の番号を載せる、という会社もあります。どちらも、できるなら悪くはありません。

ただ、守れない約束はしない方がいい。 「休業中もメールは確認しています」と書いて、実際には誰も見ていなかったら、何も書かないより印象が悪くなります。社長が休み中も携帯で受けるなら、そのことを社内で決めてから載せてください。

設備の故障や、納品済みの製品の不具合のように、休み中でも対応が要る仕事をしている会社は、既存の取引先にだけ、年末の挨拶のメールで緊急の連絡先を伝えます。会社サイトには載せません。売り込みの電話がその番号にかかってくるからです。

まとめ

今日やることは1つです。休業の前日の日付をカレンダーに入れ、上の5つを書いたメモを、その日の担当者に渡してください。

5つとも、慣れれば30分で終わる作業です。来年からは、同じメモを使い回せます。

ご相談のときは、会社名、サイトのURL、時間がかかっている業務を書いていただくと、話が早く進みます。